Quitter Excel sans perdre trois ans de fiches patients

Le tableur est souvent le premier outil d'une installation : une ligne par animal, une colonne par séance, des notes dans les cellules. Ça marche, jusqu'au jour où le fichier devient la seule mémoire de trois ans d'activité, et où l'on hésite à y toucher.

Cet article propose une méthode pour en sortir sans rien perdre. Elle ne dépend d'aucun logiciel en particulier. Les limites techniques citées viennent de la documentation officielle de Microsoft.

1. Mettre l'original à l'abri

Avant d'ouvrir quoi que ce soit, faites une copie du fichier et n'y touchez plus. Ce sera votre archive de référence, celle vers laquelle vous reviendrez si une étape se passe mal.

Deux précautions :

• Protégez-la par un mot de passe. Excel sait chiffrer un classeur : pour les fichiers au format récent (.xlsx), le chiffrement par défaut est un AES à 256 bits (Microsoft Learn). Les anciens fichiers .xls ne peuvent être chiffrés qu'avec un algorithme plus ancien : enregistrez-les d'abord au format .xlsx.
• Notez ce mot de passe ailleurs. Microsoft est explicite : « Si vous oubliez ou perdez votre mot de passe, Microsoft ne peut pas le récupérer pour vous » (Microsoft).

Attention à une confusion fréquente : la protection d'une feuille (qui empêche de modifier des cellules) n'est pas un chiffrement. Microsoft précise qu'elle « n'est pas destinée comme une fonctionnalité de sécurité ».

2. Connaître les pièges d'Excel avant d'exporter

La plupart des logiciels importent un fichier CSV. C'est au moment de l'export que les données s'abîment, souvent sans qu'on s'en aperçoive. Quatre pièges sont documentés.

Les numéros de téléphone perdent leur zéro. Excel « supprime automatiquement les zéros non significatifs et convertit les grands nombres en notation scientifique » (Microsoft). Un 06 12 34 56 78 saisi comme un nombre devient 612345678. Les codes postaux des départements 01 à 09 subissent le même sort. Avant d'exporter, mettez ces colonnes au format Texte.

Les dates deviennent des nombres. Excel stocke les dates « sous la forme de numéros de série séquentiels » : le 1er janvier 1900 porte le numéro 1 (Microsoft). Une date de séance mal formatée peut arriver dans le nouvel outil sous la forme 45321. Vérifiez que toute la colonne est bien reconnue comme une date, au même format.

Les accents se cassent. Un CSV doit être encodé en UTF-8 pour conserver « é », « è » ou « ç ». Choisissez l'option « CSV UTF-8 » à l'enregistrement. Pour rouvrir un tel fichier correctement, Microsoft recommande de passer par Données, puis « À partir d'un fichier texte/CSV » (Microsoft).

Un CSV ne contient qu'une feuille. À l'enregistrement en CSV, « la mise en forme est supprimée » et Excel « enregistre uniquement la feuille active » (Microsoft). Si vos propriétaires et vos animaux sont sur deux onglets, il faut deux exports. Et si vous utilisiez une couleur de cellule pour signaler « à rappeler », cette information disparaît : transformez-la d'abord en colonne.

3. Remettre de l'ordre dans le fichier

Un logiciel attend une structure qu'un tableur tenu au fil de l'eau respecte rarement. Sur une copie de travail :

• Séparez les propriétaires et les animaux. Un propriétaire peut avoir plusieurs animaux ; si ses coordonnées sont recopiées sur chaque ligne, elles finissent par diverger.
• Une information par colonne. « Tango – chien – 7 ans – M. Dupont 06… » dans une seule cellule ne s'importe pas proprement.
• Repérez les doublons : le même cheval saisi sous deux orthographes.
• Sortez les notes de séance des cellules. Une cellule peut contenir jusqu'à 32 767 caractères, mais pas plus de 253 sauts de ligne (Microsoft). Des années de comptes rendus empilés dans une cellule sont difficiles à relire et à migrer.

4. Migrer ce qui compte d'abord

C'est la décision qui fait gagner le plus de temps. Une migration n'a pas besoin d'être complète le premier jour.

Classez vos fiches en trois groupes :

1. Les animaux en cours de suivi, vus ces dernières semaines ou attendus prochainement. Ce sont les seuls cas où une rupture se voit : un propriétaire qui attend un retour, une séance de contrôle prévue. Ils passent en premier.
2. Les clients réguliers, qui reviendront dans l'année. Leur fiche peut être recréée à leur prochaine séance, à partir de l'archive.
3. L'historique ancien. Il reste dans l'archive, consultable au besoin. Le recopier n'apporte souvent rien.

Une bascule progressive ressemble à ceci : les nouveaux animaux et les suivis en cours dans le nouvel outil dès le premier jour, les autres à mesure qu'ils reviennent. Au bout de quelques mois, le tableur ne sert plus qu'à consulter.

5. Décider combien de temps garder l'archive

L'archive contient des données personnelles de vos clients : le RGPD demande de ne pas la garder plus longtemps que nécessaire. Aucun texte propre à l'ostéopathie animale ne fixe cette durée ; c'est à vous de la choisir et de l'écrire. Nous détaillons les repères dans notre article sur le RGPD pour les ostéopathes animaliers.

Pour les factures, la règle est fiscale : six ans (livre des procédures fiscales, article L102 B).

6. Et les factures ?

Si votre tableur sert aussi à facturer, un changement se prépare. La réforme de la facturation électronique est entrée en vigueur le 1er septembre 2026 : depuis cette date, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L'émission deviendra obligatoire pour les micro-entreprises « à compter du 1er septembre 2027 » (impots.gouv.fr).

La franchise de TVA ne vous en dispense pas : la réforme « s'applique à tous les assujettis à la TVA, qu'ils soient redevables ou non » (impots.gouv.fr). Si vos clients sont des particuliers, vous êtes au minimum concerné par la transmission des données de vos ventes, l'« e-reporting » (impots.gouv.fr).

Un tableur ne sait faire ni l'un ni l'autre. Si vous changez d'outil pour vos fiches, c'est le moment de vérifier aussi celui qui vous servira à facturer en 2027.

Et avec Biume

Biume n'importe pas encore de fichier Excel. Il ne gère pas non plus la facturation de vos clients. Il s'occupe des comptes rendus et du suivi après la séance. La méthode ci-dessus s'y applique telle quelle : vous créez dans Biume les animaux en cours de suivi, puis les autres à leur prochaine visite, et votre tableur reste votre archive.

Sources

• Microsoft : spécifications et limites d'Excel, zéros non significatifs, fonction DATE, ouvrir un CSV UTF-8, enregistrer au format CSV, protection et sécurité, chiffrement dans Office
• impots.gouv.fr : calendrier de la facturation électronique, franchise en base, clients particuliers
• Livre des procédures fiscales, article L102 B, Légifrance